史提夫

撰文  陳致瑋  

客戶發問：我是主管，但是負擔繁雜事務，工作量頗為吃重，但在中小企業裡頭，人力精簡，公司不可能聘請太多人員，我該如何有效管理自己的工作量？

答覆：

若身為管理者的人一旦遇到工作量太多，多到無法負荷的時候，不妨可以試著這麼做。

先將庶務性、程序性的工作歸成一類，以下簡稱A類工作；將需要判斷、需要經驗值、需要解決問題的工作歸成另一類型，以下簡稱B類工作。

A類工作可以交派給單位內，資歷較資淺，經驗值和能力較為青澀的夥伴們；B類工作可以交派給單位內較為資深，歷練較豐富的夥伴，或者是把B類工作留給自己處理。

再將單位內的人力劃成兩組，一個是A組，一個是B組，然後依照上述的標準將工作個別分派給A組和B組。您會發現，多數的工作其實都是A類事務，B類事務的件數雖然不多，但是普遍會花比較多的時間處理，但是因為B類事務也較緊急，需要主管立即處理，因此多半會排擠A類工作的處理時間。依照工作管理法則，每個人的心中都有「輕重緩急」的排序，一旦B類工作發生，多半會選擇優先處理，也因此排擠了B類工作的處理時間，也很可能會無限制的遞延下去，造成B類工作壓件。

正確的處理方式是把A類事務大量授權，教導部屬去執行，讓他們去磨練，同時也可以達到釋放工時的目的，將管理者有限的時間用來處理B類作業。這麼做的同時，管理者還可以進一步把B類同事，設定成為督導A類團隊的「指導員」，訓練他們帶人、督導的技能，主管可以在過程中擔任督導和管理的工作即可。

這麼做，管理者的時間不但可以被分攤，團隊也都能夠各司其職，並且同步培訓底下的人，儲訓他們具備督導能力，一舉數得！